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Citation: FaxTalk(r) is a registered trademark and FaxTalk Communicator, and FaxTalk CallControl are trademarks of Thought Communications, Incorporated. All Rights Reserved.


Einführung

Das FaxTalk-Telefonbuch speichert Kontaktinformationen, damit diese Informationen nicht jedesmal eingegeben werden müssen, wenn Sie die Person mit dem FaxTalk Communicator benachrichtigen wollen.

Da der FaxTalk Communicator mehrere Telefonbücher unterstützt, können die Kontaktinformationen gemäß bestimmter Kriterien, wie zum Beispiel Geschäfts- und Privatkontakte gespeichert werden. Mit dem FaxTalk-Telefonbuch können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Telefonbüchern erstellen, löschen und drucken.

Das Hauptfenster des Telefonbuchs zeigt den Inhalt des gewählten Telefonbuchs an. Kontakte werden mit folgenden Informationen gespeichert: Name, Firma, Gesprächsnummer, Faxnummer und Bemerkungen. Sie können die Telefonbuchliste durch Klicken auf eine der Spaltenkopfzeilen sortieren.

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Neuen Kontakt hinzufügen

Sie können einem Telefonbuch eine unbegrenzte Anzahl Kontakte hinzufügen. Das Telefonbuch speichert den Kontaktnamen, Firma, Fax- und Gesprächsnummern und jegliche Bemerkungen, die Sie für den Kontakt haben.

Einen Kontakt dem Telefonbuch hinzufügen:

1.	Wählen Sie den Befehl "Neuer Kontakt" im Menü "Bearbeiten".

2.	Geben Sie die Kontaktinformationen ein.  Der Vorname ist eine Pflichteingabe.

3.	Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um den Kontakt im Telefonbuch zu speichern.


Faxkontakte gruppieren

Sie können im Telefonbuch zur Vereinfachung bei der Adressierung abgehender Faxe bestimmte Kontakte gruppieren, wenn diese häufig die gleichen Faxinformationen erhalten. Auf diese Weise brauchen Sie nur einen Gruppeneintrag auszuwählen, um das Fax zu diesen Kontakten zu senden.

Gruppe erstellen:

1.	Wählen Sie den Befehl "Neue Gruppe" im Menü "Bearbeiten".

2.	Geben Sie den Namen der Gruppe ein, wie er im Telefonbuch angezeigt werden soll.

3.	Geben Sie Bemerkungen bezüglich der Gruppe ein. Diese Bemerkungen werden im Telefonbuch angezeigt.

4.	Wählen Sie die Kontakte aus der Telefonbuchliste mit Einträgen, die der Gruppe hinzugefügt werden sollen.

5.	Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen", um die ausgewählten Kontakte der Liste der Gruppenmitglieder hinzuzufügen.

6.	Wählen Sie die zu entfernenden Mitglieder, und klicken Sie auf die Schaltfläche "Entfernen", um diese aus der Gruppenmitgliederliste zu entfernen.


Eigenschaften eines Kontakts ändern

Sie können bestehende Telefonbuchkontakte bearbeiten und die für den Kontakt gespeicherten Informationen ändern.

Kontaktinformationen eines Eintrags ändern:

1.	Wählen Sie den Kontakt und danach den Befehl "Eigenschaften" im Menü "Bearbeiten", oder doppelklicken Sie auf Eintrag im Telefonbuch.

2.	Bearbeiten Sie die Kontaktinformationen.

3.	Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die neuen Kontaktinformationen zu speichern.


Eine Gruppe von Faxkontakten aktualisieren

Sie können bestehende Telefonbuchgruppen bearbeiten und die für die Gruppe gespeicherten Informationen ändern.

Die in einer Gruppe enthaltenen Informationen ändern:

1.	Wählen Sie die Gruppe und danach den Befehl "Eigenschaften" im Menü "Bearbeiten", oder doppelklicken Sie auf den Eintrag im Telefonbuch.

2.	Bearbeiten Sie die Gruppeninformationen, oder löschen bzw. fügen Sie der Gruppenmitgliederliste neue Kontakte hinzu.

3.	Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die neuen Gruppeninformationen zu speichern.


Neues Telefonbuch erstellen

FaxTalk Communicator unterstützt eine unbegrenzte Anzahl Telefonbücher.

Die in einer Gruppe enthaltenen Informationen ändern:

1.	Wählen Sie den Befehl "Neu" im Menü "Datei".

2.	Geben Sie den Namen des Telefonbuchs ein.

3.	Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern", um ein neues Telefonbuch zu erstellen.

4.	Das neu erstellte Telefonbuch ist jetzt gewählt und Kontakte können hinzugefügt werden.


Kontakte aus dem Telefonbuch drucken

Sie können eine Liste mit Kontakten und Gruppen aus dem Telefonbuch drucken. Beim Drucken von Kontakten können Sie entweder das gesamte Telefonbuch oder nur einen bestimmten Bereich drucken. Sie haben auch die Option, Kontakte, Gruppen oder beide auszudrucken.

Telefonbuchkontakte drucken:

1.	Wählen Sie den Befehl "Drucken" im Menü "Datei".

2.	Wählen Sie den Drucker.

3.	Bestimmen Sie den Druckbereich und die Anzahl der zu druckenden Kopien.


Kontakte aus dem Telefonbuch löschen

Sie können Kontakte oder Gruppen jederzeit aus dem Telefonbuch entfernen.

Kontakte oder Gruppen entfernen:

1.	Wählen Sie den Kontakt/die Gruppe oder die Kontakte/die Gruppen.

2.	Wählen Sie den Befehl "Löschen" im Menü "Bearbeiten".

3.	Bestätigen Sie das Löschen der ausgewählten Objekte.


Kontakte in ein Telefonbuch importieren

Sie können Kontaktinformationen in Ihre Telefonbücher importieren, die in anderen Anwendungen erstellt wurden. Die Kontaktinformationen müssen für FaxTalk Communicator im durch Kommas getrennten ASCII-Format sein.

Die durch Kommas getrennte ASCII-Datei muß sich in einem spezifischen Format befinden, um korrekt importiert zu werden. Die Datei muß mindestens einen Datensatz enthalten und jeder Datensatz muß durch <CR><LF> getrennt sein. Innerhalb jedes Datensatzes sind die Felder durch ein Komma getrennt und jedes Feld ist von doppelten Anführungszeichen umgeben.

Kontakte in ein Telefonbuch importieren:

1.	Bereiten Sie eine durch Kommas getrennte ASCII-Datei vor, die auf dem obigen Format basiert.

2.	Wählen Sie den Befehl "Importieren" im Menü "Datei".

3.	Geben Sie den Dateinamen der durch Kommas getrennten ASCII-Datei ein.

Die Kontaktfelder müssen in der folgenden Reihenfolge sein:

Vorname	Höchstens 25 Zeichen. Dieses Feld muß Daten für alle Datensätze enthalten.
Nachname	Höchstens 30 Zeichen.
Firma	Höchstens 20 Zeichen.
Faxnummer	Höchstens 30 numerische Zeichen. Dieses Feld muß Daten für alle Datensätze enthalten.
Gesprächsnummer	Höchstens 30 numerische Zeichen.
Bemerkung	Höchstens 40 Zeichen.


Kontakte aus dem Telefonbuch exportieren

Sie können die Kontakte eines Telefonbuchs in eine ASCII-Datei (Text) importieren, um sie in anderen Anwendungen zu benutzen. Das FaxTalk Telefonbuch wird alle ausgewählten Kontaktdatensätze im durch Kommas getrennten ASCII-Format exportieren.

Telefonbuchkontakte exportieren:

1.	Wählen Sie die zu exportierenden Kontakte des Telefonbuchs.

2.	Wählen Sie den Befehl "Exportieren" im Menü "Datei".

3.	Geben Sie einen Dateinamen für die exportierte Datei ein.

4.	Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern", um die Kontakte zu exportieren.

Hinweis

•	Gruppen können aus dem Telefonbuch nicht exportiert werden. Es werden nur individuelle Kontakte exportiert.


Kontakte von einem Telefonbuch zu einem anderen kopieren

Sie können Kontakte von einem Telefonbuch zu einem anderen kopieren oder verschieben.

Kontakte von einem Telefonbuch zu einem anderen kopieren:

1.	Wählen Sie die Kontakte aus dem Telefonbuch, aus welchem sie kopiert oder verschoben werden sollen.

2.	Wählen Sie den Befehl "Ausschneiden" oder "Kopieren" im Menü "Bearbeiten". Wenn Sie den Befehl "Ausschneiden" benutzen, werden die Kontakte im Ausgangstelefonbuch gelöscht und in das Zieltelefonbuch eingefügt. Der Befehl "Kopieren" wird die Kontaktinformationen nur kopieren.

3.	Wählen Sie das Zieltelefonbuch aus der Telefonbuchliste.

4.	Wählen Sie den Befehl "Einfügen" im Menü "Bearbeiten".


 Telefonbuch öffnen

Ein bestehendes Telefonbuch öffnen:

1.	Wählen Sie den Befehl "Öffnen" im Menü "Datei".

2.	Navigieren Sie zu dem Verzeichnis mit der Telefonbuchdatei.

3.	Wählen Sie die Telefonbuchdatei, und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.


Ein anderes Telefonbuch wählen

Sie können unter Verwendung der Telefonbuchliste jederzeit ein anderes Telefonbuch auswählen. Wählen Sie einfach ein Telefonbuch aus der Liste, und die Kontakte dieses Telefonbuchs werden angezeigt.  Sie können zur Auswahl des Telefonbuchs auch den Befehl "Öffnen" im Menü "Datei" wählen.


Telefonbuch unter einem neuen Namen speichern

Telefonbuch unter einem neuen Namen speichern:

1.	Wählen Sie den Befehl "Speichern unter" im Menü "Datei".

2.	Geben Sie den neuen Telefonbuchnamen ein.

3.	Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern", um das Telefonbuch unter dem neuen Namen zu speichern.


Telefonbuch löschen

Telefonbücher können vom FaxTalk Communicator gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benutzt werden.

Das gegenwärtige Telefonbuch löschen:

1.	Wählen Sie den Befehl "Löschen" im Menü "Datei".

2.	Bestätigen Sie das Löschen des Telefonbuchs.


Ändern der Namensanzeige im Telefonbuch

Sie können auswählen, wie Namen im Telefonbuch angezeigt werden. Das FaxTalk-Telefonbuch unterstützt die Namensanzeige als Anzeige des Vornamens und des Nachnamens oder umgekehrt.

Auswählen, wie die Namen angezeigt werden sollen:

1.	Wählen Sie den Befehl "Einträge anzeigen" im Menü "Bearbeiten".

2.	Wählen Sie das Anzeigeformat für die Namen.


Kontakte im Telefonbuch sortieren

Sie können die Sortierfolge des FaxTalk-Telefonbuchs ändern, um die Kontaktinformationen auf für Sie einfachere Weise anzuzeigen.

Sortierreihenfolge ändern:

1.	Wählen Sie den Befehl "Sortieren" im Menü "Bearbeiten".

2.	Wählen Sie das Kontaktfeld, nach dem die Sortierung ausgeführt werden soll.

3.	Wählen Sie, ob die Sortierreihenfolge aufsteigend oder absteigend sein soll.


Kontakteigenschaften

Das Dialogfeld "Kontakteigenschaften" ermöglicht die Bearbeitung der Eigenschaften eines bestehenden Kontaktes im Telefonbuch.   Sie können jegliche Kontaktinformationen ändern oder neue Informationen hinzufügen und die aktualisierten Informationen durch drücken von OK speichern.


Gruppeneigenschaften

Das Dialogfeld "Gruppeneigenschaften" ermöglicht die Bearbeitung der Eigenschaften einer bestehenden Gruppe im Telefonbuch. Sie können einzelne Gruppenmitglieder der gewählten Gruppe hinzufügen oder entfernen.

Kontakte einer Gruppe hinzufügen:

1.	Wählen Sie die Kontakte in der Kontaktliste.

2.	Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen".

3.	Die Kontakte werden der Liste der Gruppenmitglieder hinzugefügt.

Kontakte entfernen:

1.	Wählen Sie die Kontakte aus der Liste der Gruppenmitglieder.

2.	Klicken Sie auf die Schaltfläche "Entfernen".

3.	Die Kontakte werden aus der Liste der Gruppenmitglieder entfernt.

Klicken Sie nach Abschluß der Änderungen auf OK, um die Änderungen zu speichern.


Neuer Kontakt

Geben Sie die Kontaktinformationen einschließlich Name, Firma, Faxnummer, Telefonnummer und Bemerkungen ein. Um einen Kontakt im Telefonbuch zu speichern, muß das Feld für den Vornamen ausgefüllt sein.


Neue Gruppe

Sie können bestimmte Kontakte gruppieren, wenn diese häufig die gleichen Faxinformationen erhalten. Auf diese Weise brauchen Sie nur einen Gruppeneintrag auszuwählen, um das Fax zu diesen Kontakten zu senden. Um eine Gruppe zu erstellen, müssen Sie einen Gruppennamen eingeben und der Gruppenmitgliederliste dieser Gruppe Kontakte aus dem Telefonbuch hinzufügen.


Faxempfänger auswählen

Sie können ein Fax mit wenigen Aktionen der Maustaste zu Hunderten von Empfängern senden. Das Fenster "FaxTalk-Telefonbuch - Empfänger wählen" zeigt die Namen und Gruppen des gegenwärtigen Telefonbuchs an. Sie können unter Verwendung des Fax-Assistenten der Empfängerliste einen oder mehrere Telefonbuchkontakte hinzufügen.

Einen Kontakt aus dem Telefonbuch hinzufügen:

1.	Wählen Sie den Kontakt/die Kontakte aus dem Telefonbuch.

2.	Klicken Sie auf die Schaltfläche OK des Fensters "FaxTalk-Telefonbuch - Empfänger wählen".

3.	Die Kontakte werden jetzt in der Empfängerliste des Fax-Assistenten angezeigt.